Pivot-Tabellen? Spinando Gewinne und Verluste zusammenfassen, summieren, filtern. Aber Moment mal – da geht noch viel mehr. Die meisten nutzen vielleicht 10 % des Potenzials. Dabei stecken in Pivot-Tabellen echte Aha-Erlebnisse. In diesem Artikel zeige ich dir Funktionen, mit denen du spielend leicht neue Perspektiven auf deine Daten bekommst – auch wenn du kein Excel-Profi bist.
1. Zeilen filtern war gestern – mit Slicer wird’s visuell
Du klickst dich durch Filtermenüs, suchst den richtigen Wert, klickst weiter – mühsam. Mit einem Slicer geht das einfacher. Du bekommst Buttons direkt neben deiner Pivot-Tabelle. Ein Klick, und deine Tabelle zeigt nur das, was du brauchst. Kein Suchen mehr.
Du behältst den Überblick, vor allem bei Präsentationen oder großen Datensätzen. Und es sieht einfach sauber aus.
2. Zeitraumanalysen ohne Datumsstress
Viele wissen nicht, dass Pivot-Tabellen Zeitdaten automatisch gruppieren können. Du willst wissen, wie sich deine Umsätze pro Monat oder Quartal entwickelt haben? Kein Problem – zieh einfach das Datum ins Zeilenfeld. Excel macht den Rest.
Noch besser: Du kannst mehrere Zeiträume gleichzeitig anzeigen – z. B. Monat und Jahr. Ideal für Jahresvergleiche oder Trends.
3. Werte nicht nur summieren – sondern vergleichen
Pivot-Tabellen können mehr als nur Summen bilden. Klick mit der rechten Maustaste auf einen Zahlenwert, wähl „Wert anzeigen als“ – und dann: Prozent vom Gesamtergebnis. Oder Differenz zum Vormonat. Oder Rangfolge.
Beispiel: Du willst wissen, welcher Vertriebler am besten abgeschnitten hat – aber nicht nach absoluten Zahlen, sondern prozentual zum Gesamtumsatz? Zwei Klicks, fertig.
4. Zeige Top 5 statt ellenlange Listen
Manchmal will man nicht alles sehen, sondern nur die wichtigsten Ergebnisse. Auch das geht: Filtere nach „Top 10“ – und stelle dann z. B. „Top 5 nach Umsatz“ ein.
Tipp: Du kannst auch nach „Bottom 5“ filtern. Ideal, um Probleme schnell zu erkennen.
5. Eigene Berechnungen direkt in der Pivot-Tabelle
Du brauchst eine neue Spalte, die dir die Marge zeigt? Oder eine Formel, die deine Zielabweichung berechnet? Du musst nicht zurück zu den Rohdaten. Nutze einfach berechnete Felder. Im Pivot-Menü unter „Feld, Element oder Formel“ → „Berechnetes Feld“. Da kannst du Formeln wie in Excel schreiben – aber direkt in der Pivot-Logik.
6. Mehrere Datenquellen kombinieren (Ja, das geht!)
Pivot-Tabellen können mehr als nur eine Tabelle verarbeiten. Du kannst verschiedene Datenblätter verbinden – z. B. eine Tabelle mit Produkten und eine mit Verkäufen.
Stichwort: Datenmodell. Einfach beim Erstellen der Pivot-Tabelle „Zum Datenmodell hinzufügen“ wählen – dann kannst du Relationen erstellen, fast wie in einer Datenbank.
7. Pivot-Charts – Zahlen, die sich mit dir bewegen
Du hast deine Daten gefiltert, analysiert – aber jetzt brauchst du ein Diagramm? Pivot-Charts sind interaktive Diagramme, die sich automatisch anpassen, wenn du die Pivot-Tabelle änderst.
Du kannst z. B. per Slicer zwischen Regionen umschalten – und dein Diagramm aktualisiert sich automatisch.
8. Daten aufteilen mit Drilldown
Du siehst eine Gesamtsumme und willst wissen, was dahinter steckt? Doppelklick auf die Zahl – und Excel erstellt dir ein neues Blatt mit allen zugrunde liegenden Datensätzen.
Ideal für spontane Checks, Fehleranalyse oder einfach Neugier.
9. Benutzerdefinierte Gruppen für saubere Analysen
Manchmal willst du bestimmte Werte zusammenfassen – z. B. alle Produkte einer Kategorie oder bestimmte Preisspannen. Mit Pivot-Gruppierungen kannst du genau das machen.
Einfach mehrere Einträge in der Zeilenliste markieren, rechte Maustaste → „Gruppieren“. Du kannst auch Zahlen oder Datumswerte gruppieren – z. B. alle Umsätze zwischen 0–100 €, 101–500 €, usw.
10. Pivot-Tabelle als Dashboard nutzen
Mehrere Pivot-Tabellen auf einem Blatt. Dazu ein paar Slicer, vielleicht ein Zeitfilter – fertig ist dein interaktives Mini-Dashboard.
Beispiel: Links eine Übersicht nach Produktkategorie, rechts nach Region, unten ein Pivot-Chart – alle verbunden mit den gleichen Slicern.
11. Pivot mit Power Query verknüpfen
Power Query klingt nach Nerd-Kram? Nicht unbedingt. Es ist ein Tool, mit dem du deine Daten vor dem Pivotieren aufräumen kannst – z. B. leere Zeilen entfernen, Spalten umbenennen oder neue berechnete Felder erstellen.
Warum wichtig? Je sauberer die Quelle, desto leichter und schneller deine Analyse mit Pivot.
Also, denkst du noch, dass Pivot-Tabellen nur Summe und Filter sind? Fang an zu experimentieren.